Primeiros passos para participares num Grupo de Trabalho

Se te juntaste recentemente a um (ou mais) Grupo de Trabalho (GT) ou se o queres fazer mas não sabes como, as secções abaixo explicam as poucas coisas que tens de saber antes de começar!

Passo prévio: ainda não aderiste a um Grupo de Trabalho?

Antes de começares, deves assegurar estes passos simples:

  • Deves ser sócio da MUBi (https://mubi.pt/junte-se-a-nos/faca-se-socio/) e estares inscrito no fórum da MUBi (http://forum.mubi.pt/).
  • Acedendo às preferências da tua conta do fórum (opção , após clicares sobre a tua imagem no canto superior direito da página), deves preencher o campo “Sobre mim” com uma breve descrição tua.
    Não esquecer de mencionar outros projetos relacionados com a missão da MUBi em que já tenhas participado ou participes atualmente (importante para detetar eventuais conflitos de interesse).
  • Descobre quais os GTs disponíveis e envia mensagem para o ponto de contacto do GT do teu interesse a pedir a tua adesão ao GT. Nota que não serás admitido/a no GT sem teres completado os pontos anteriores!

 

A postos para começares a participar?

A categoria é o principal canal para discutir ideias, tomar decisões e executar projetos. Normalmente, o GT tem associada à frente, a designação da sua atividade. A categoria de trabalho do GT a que te candidatas não é visível a qualquer sócio. Só a partir do momento em que és adicionado a um GT é que esta passará a ser visível para ti.

Participar via browser web

  • A forma de participares no teu/s GT’s é abrindo o fórum (http://forum.mubi.pt/) e acedendo à página da categoria de trabalho.
  • Dicas fundamentais sobre como usar o fórum através da web: http://forum.mubi.pt/t/faq-do-forum-da-mubi/
  • Para que possas acompanhar atentamente o que se passa num GT, deves marcar a categoria de trabalho do GT como “Vigiado”; a página inicial passará a notificar-te de todas as novas mensagens que surjam nessa categoria.
    Acede às preferências da tua conta (canto superior direito) e acrescenta o nome da categoria de trabalho no campo “Categorias > Vigiado”.

Participar via email

Pretendendo participar na categoria a partir da tua caixa de email, podes usar a categoria como uma simples lista de email; segue os passos indicados aqui: http://forum.mubi.pt/t/como-usar-o-forum-so-por-email/

Algumas funcionalidades do Fórum não estão disponíveis por email.

A importância de colocar ❤ (like)

Coloca ❤ nas mensagens que gostas ou com as quais estás de acordo – tem várias vantagens:

  • Ajuda os participantes a perceber que estás atento, a ler e a acompanhar.
  • Dá a perceber aos autores das mensagem se as ideias ou projetos são bons, e se geram consenso. Para eles é motivador.

Assuntos urgentes e por resolver têm prioridade!

Os tópicos que criares em cada categoria de trabalho podem ter etiquetas associadas; aqueles em que a tua atenção e participação é mais valiosa serão aqueles simultaneamente marcados como “_ por_ resolver” e “_urgente”.

É boa ideia começares por consultar os tópicos com estas etiquetas, de cada vez que acedes ao fórum ou lista de email, através dos links:

Antes de criares um novo tópico

  1. Verifica se o assunto já foi debatido antes (usa a caixa de pesquisa no fórum)
  2. Digita um “assunto” com uma descrição explícita mas sucinta do que pretendes abordar.
  3. Coloca uma etiqueta. Quando crias um novo tópico deves atribuir-lhe uma etiqueta como seu estado: “_por_resolver”, “_acompanhar” e “_resolvido”. Existe ainda a etiqueta “_urgente”.
  4. Novas ideias são sempre bem-vindas; se não estiveres preparado para liderar o grupo para a concretizar, provavelmente será perdida. Evita mensagens tipo “A MUBi devia fazer…”. São geralmente ignoradas. É melhor: “Tenho esta ideia …, havendo acordo, peço colaboração …” . Ou “Escrevi este texto, coloquei no googledocs <link> ; revejam, alterem ou completem,  p.f…”
  5. Propõe um plano de ação e objetivos, mesmo que breves. Isso permite aos restantes perceber melhor o que pretendes, motivando a sua adesão.
  6. Se a ideia inclui um documento que precisa de ser composto ou revisto pelo GT, cria e partilha um google doc (vê abaixo), ou  pede a um administrador do fórum para tornar a tua mensagem em wiki (mensagem editável, que se distingue das outras por ter um fundo em tom verde claro e um ícone de “lápis” no topo).

Tomada de decisões

  1. Os GT decidem com base na geração de consensos entre os membros que em cada momento participam, de forma horizontal. Todos os membros, incluindo aqueles que tem cargos sociais, têm iguais direitos e deveres e expressam sem constrangimentos a sua opinião. É por isso importante acompanhar o melhor possível os debates no fórum e, se possível, participar ativamente.
  2. As decisões são sempre tomadas por consenso. Consenso não pode ser confundido com unanimidade.
  3. Não há regras fixas para saber quando se chegou a consenso. Não havendo controvérsia ou divergências de base, é óbvio. De resto, funciona o bom-senso. Por vezes os consensos são obtidos no fórum e ajuda sempre colocar um ❤ como forma de participação discreta. Muitos dos consensos são obtidos na coluna dos comentários do google doc que se está a trabalhar.
  4. Havendo urgência na decisão /finalização convém definir um limite:. Exemplo: “Temos que decidir até dia …/…/ às … horas”.
  5. Não há regras fixas para o consenso. Não havendo controvérsia ou divergências de base, funciona o bom-senso. Em questões de pormenor, este é obtido na coluna dos comentários do google doc em curso.

Reuniões

Embora a categoria no fórum seja o canal principal de comunicação, por vezes o GT combina reuniões “ao vivo” para discutir alguns temas. As reuniões presenciais ou virtuais do GT são abertas a todos os seus membros.

A participação à distância costuma ser por Google Hangouts.

  1. Deves ter instalado o plugin do Hangouts: https://www.google.com/tools/dlpage/hangoutplugin
  2. Deves ter conta no gmail/google+ e indicar o respetivo username na lista de participantes anexa ao documento de proposta de ordem de trabalhos.
  3. Um membro iniciará a video-chamada e juntará todos os outros participantes.

Preparar documentos colaborativos, usando o google docs

  1. Os comunicados, cartas ou materiais de projetos são geralmente, depois de uma discussão prévia na categoria de trabalho, trabalhados num google doc. Os documentos arrancam melhor, e com maior probabilidade de colaborações, se tiverem um trabalho de base minimamente estruturado.
  2. Para partilhares um google doc por ti criado, faz “partilhar” (no canto superior direito do mesmo) e escolhe “Qualquer pessoa com o link pode editar”; publica o “link” (copia-o da barra de endereço do browser) na categoria de trabalho, pedindo colaboração.
  3. É boa prática consultar os comentários já resolvidos (botão “Comentários” ao cimo à direita) de modo a não retomar assuntos já discutidos.
  4. Para alterares algo mais importante e estrutural num documento é melhor usares o modo “Sugestões“ (botão ”Sugestões” ao cimo à direita) ou deixares um comentário. Nos comentários é útil dizer “Concordo” ou “Concordo com xx” quando há duas ou mais posições antagónicas. Ajuda ao consenso.
  5. Faz “Resolver” com coragem quando achares que o assunto chegou a um consenso. Em caso de posição minoritária é mais interessante (apesar de demorado) tentar chegar ao consenso. É sempre possível reabrir uma sequência de comentários se acharmos que o consenso não foi obtido.
  6. Convém sempre definir uma data de desejo de finalização do documento logo no inicio do dito. Algo como: “Este documento tem que ser enviado até dia …/…/ às … horas”
 

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