Acta da reunião de Direcção de Novembro

On 16 de Novembro de 2011 · In documentos, Lisboa

No dia quatorze de Novembro de 2011, ano da graça de dois mil e onze, realizou-se pelas 21h a reunião dos Grupos de Trabalho da MUBi, na cooperativa POST, sita na Av. Gomes Pereira, nº 11, Lisboa.
Presentes:
  • Ana Poças
  • César Marques (via skype)
  • Herculano Rebordão
  • João Peixoto
  • Miguel Carvalho
  • Miguel Mendes
  • Paulo Ferrão
  • Ricardo Ferreira (via skype)
  • Rosa Félix (via skype)
  • Rui Soares Costa (via skype)
  • Sérgio Moreira
  • Tomás Vasques

 

Ordem de Trabalhos (e conclusões a que se chegou):
  1. Burocracias e contas:
    1. Contrato Financeiro (ver [MUBi-core:2147]) com a PROALV – João Peixoto, Herculano Rebordão, Miguel Carvalho e Ana Pereira irão combinar data para assinar o contrato, reconhecer assinaturas e enviar 2 cópias à PROALV. Indicou-se que terá que se combinar entre todos assinatura até 18 de Novembro. Contrato tem que ser enviado o mais tardar até 25 de Novembro. Reconhecimento de assinaturas por advogada (contacto do Herculano Rebordão) implicará em princípio despesa adicional de 15€ / assinatura.
    2. Acerto de contas (saldo pendente ~ 600€ – doc. enviado por JP à lista no e-mail [MUBi-core:2217]) – vai ser feito acerto entre quem se voluntaria no documento enviado, transferência para conta MUBi e acerto para quem tem a receber faz-se em seguida – até 18 de Novembro. O valor das contribuições voluntárias será contabilizado como créditos à MUBi, a ser saldados em ocasião a fixar futuramente, assim que as receitas da MUBi o permitam.
    3. Quota anual a cobrar aos sócios da MUBi:
        1. Definiu-se em 12 €/ano,a publicitar e a pagamento durante Janeiro de 2012. Este valor foi fixado após votação:
          1. Proposta A: 12€/ano – 8 votos,
          2.  Proposta B: 10€/ano – 2 votos.
        2. Reuniu consenso [nota JP: eu creio que sim, mas gostava que outros presentes confirmassem] a possibilidade de ter um sistema de pagamento “à Radiohead” – um sócio poderá pagar 0€, 12€ ou qualquer outro valor que entenda num determinado ano. Chegou-se ao valor indicado considerando que 1€/mês seria o suficiente para assegurar a sustentabilidade da MUBi. [nota RF: Que eu me recorde, isso não foi definido, nem nunca iria reunir consenso pelo menos da minha parte. O que se falou foi que o sócio pagaria a sua quota mas que poderia para além disso fazer donativos. – peço confirmação.]
        3. Definiu-se igualmente que pedidos de isenção de quotas serão a decidir caso a caso pela Direcção [nota JP: na altura não me apercebi, mas isto é um contrasenso face ao sistema “Radiohead”] [nota RF:Talvez não te apercebeste porque esse sistema “Radiohead”… nunca foi estabelecido na reunião.]
    4. Orçamento para 2012: deteminou-se que deverá ser apresentado até ao final do ano de 2011. João Peixoto disponibilizou-se para elaborar a proposta, a ser submetida a aprovação em AG a realizar até Abril de 2012. [nota JP: os estatutos e RI da MUBi, aprovados em AG, são omissos – mas no meu entender não será necessário realizar AG para este efeito. Para elaborar a proposta, tenho – temos – que ter noção das actividades previstas, o que creio se conseguirá com o esforço de estruturação dos projectos e actividades numa ferramenta de gestão de projectos – ver próximo ponto]
  2. Organização interna:
    1. Ferramenta de Gestão de Projectos
      –
      Sérgio Moreira fica responsável por identificar ferramenta e coordenar a sua implementação.

      Sérgio vai pegar no documento do Tiago Santos (msg. [MUBi-core:2081]) e e-mails enviados sobre isto (msg.

      [MUBi-core:2082])

      e centralizar informação.

      Projecto dos Mapas será projecto-piloto a integrar e desenvolver numa plataforma.
      Sérgio Moreira irá enviar até 16/11
      [nota JP: hoje!
      ]
      à noite um guião para se anotarem tarefas, responsáveis, objectivos, prazos, etc, do projecto dos mapas na reunião específica desse projecto [nota JP: hoje!]
    2. Distribuição de tarefas – determinou-se atribuir algumas tarefas de gestão corrente da MUBi identificadas anteriormente a alguns elementos da Direcção da MUBi. Entende-se que cada pessoa nomeada será o responsável por essa tarefa, ou pelo menos que assegura que a mesma é cumprida rotineiramente e de forma eficiente através de um esforço conjunto. As tarefas e responsáveis identificados foram os seguintes:
      1. Gerir a Inbox [email protected] (reencaminhar as coisas *relevantes* para a mubi-core e para a mubi-sócios e/ou para os elementos da direcção apropriados, responder a e-mails, etiquetar e arquivar mensagens, controlar o filtro de spam) – João Peixoto
      2. Processar a inscrição de sócios (enviar e-mail a confirmar, subscrever S/N mailing-list, por em contacto com o Bike Buddy, se assinalado) – Herculano Rebordão
      3. Gerir e manter a página do Facebook (responder a comentários, eliminar spam, publicar notícias publicadas no blog, publicar pequenas notícias ou “shares” que tenham a ver com a MUBi ou com a sua acção (e não banalidades sobre bicicletas que são publicadas em 500 mil outros sítios já) – Eduardo Santa (por confirmar, dado que não se encontrava presente)
      4. Gerir e manter o blogue (responder a comentários, controlar o filtro de spam, publicar anúncios, notícias e comunicados produzidos pela MUBi (devidamente etiquetados para facilitar a pesquisa e consulta, e a publicação no Planeta Bicicultura), sobre ela (clipping), e notícias relevantes para o que a MUBi faz (relacionadas com temas em monitorização ou projectos em desenvolvimento) – exige estar atento à actividade da MUBi: se são marcadas reuniões, se são publicados comunicados, etc, etc) – Ricardo Ferreira
      5. Gerir e manter o site (as páginas dos projectos têm que ser actualizadas com cada novo desenvolvimento, os órgãos sociais mudaram?, a missão mudou?, os coordenadores dos projectos mudaram?, os contactos mudaram?, a reunião mensal mudou?, etc) – Ana Pereira (por confirmar, dado que não se encontrava presente)
      6. Gerir e manter o calendário (estar atento ao que é combinado nos projectos, etc, e marcar na agenda pública da MUBi as reuniões gerais mensais, as reuniões de trabalho temáticas, os eventos MUBi – sessões Rodas de Mudança, etc, e enviar os convites para o pessoal) – Miguel Carvalho
      7. Olheiro CML (e outras instituições): acompanhar de perto os meandros da câmara municipal para detectar oportunidades e necessidades de intervenção da MUBi (ex.: RMUEL, bikesharing, etc) e divulgá-las junto da direcção ([email protected] e mubi-core) – Nuno Xavier ou Rosa Félix  (por confirmar, dado que não se encontravam presentes)
      8. Olheiro media: acompanhar as notícias diárias para detectar oportunidades e necessidades de intervenção da MUBi (resposta a declarações, etc), ex.: ACP, e divulgá-las junto da direcção ([email protected] e mubi-core) – César Marques
      9. Gatekeeper, e “paperkeeper”: reunir, organizar e arquivar todos os documentos da MUBi – livro de actas, comprovativos, papéis dos bancos, das finanças, ofícios, notificações, contratos, relatórios, recibos, etc, etc. Manter registados e actualizados os dados de autenticação nos sites das finanças, banco, ss, whatever. Digitalizar, carregar para os google docs do [email protected] e organizar os documentos mais importantes (idealmente todos, mas pronto) – João Peixoto
      10. Marcar as reuniões da Direcção e dos GT (doodles com 1 semana de antecedência, ou dia fixo do mês como até agora?), registar em acta, publicar no site da MUBi e lista(s) – Miguel Carvalho
    3. Definir grupos de trabalho e responsáveis – Para já não se definiram novos GT, espera-se que com a distribuição de tarefas e melhor estruturação dos projectos específicos fique mais claro quais os grupos a constituir (e se é necessário constituí-los)
    4. Procedimentos de trabalho:
      1. Carta de princípios – através do projecto das FAQ (ver abaixo) idealmente vai-se começar a identificar temas em que MUBi tem que tomar posição e formar “policy”, pelo que não se determinou nada específico quanto às CP.
      2. Definir como são feitas tomadas de posições – Miguel Carvalho e João Peixoto voluntariaram-se para serem pontos focais que identificam e dinamizam a produção de tomadas de posição – como, onde e quem faz o quê (“chatos de serviço”). O conceito de base é que estes membros da Direcção estejam atentos aos assuntos que são discutidos na(s) listas, e que toda a gente saiba que pode contactá-los para pôr em marcha uma tomada de posição pública da MUBi.
  3. Projectos
    1. Volunteers of Cycling Academy – Dado que a Ana Pereira e Bruno Santos – elementos da MUBi que participaram na reunião de arranque do projecto – não se encontravam presentes na reunião, apenas se determinou pedir a todos os elementos da Direcção / lista mubi-core que analisem o relatório da Ana Pereira (ver msg [MUBi-core:1949]). Acções futuras e planeamento a combinar numa próxima reunião.
    2. Selo MUBi – discussão agenda-se para uma ocasião posterior próxima reunião, aguarda-se feedback do responsável pelo projecto, Pedro Machado
    3. Mapas – Responsável João Barreto, tarefas a agendar na reunião de 16 de Novembro [nota JP: hoje!]. Vai ser projecto piloto a estruturar na ferramenta de gestão de projectos (ver ponto 2.1)
    4. Desafio Modal – discussão agenda-se para próxima reunião, aguarda-se feedback do responsável pelo projecto, João Peixoto
    5. Legislação: quem pega, definir prazos para discussão, objectivo lançar documento em 2012 (do plano de plano actividades). Apenas se determinou averiguar a disponibilidade da Ana Pereira e do Mário Alves – à partida os membros da MUBi mais bem informados em matérias legislativas – para pegarem nisto. Pontos a esclarecer a breve prazo: quando vai haver discussão (e/ou revisões) do CE na Assembleia da República? Como começar a produzir um documento com propostas da MUBi?
    6. Projecto “De bicicleta para a faculdade” – ideia lançada pelo Tiago Santos (ver msg. [MUBi-core:1962]), não foi discutida por falta de tempo
    7. Projecto “FAQ” – César Marques apresentou a sua ideia, que consite em desenvolver uma lista de questões frequentes relativas a segurança, utilização dia-a-dia, legislação, etc, para novos utilizadores de bicicleta. Definiram-se os seguintes pontos:
      1. Responsável: César Marques
      2. Próximas acções: apresentar à lista mubi-core uma lista de tópicos, constituição de equipa que vai redigir a FAQ – até ao final de Novembro. Em Dezembro, definir o planeamento e começar a “partir pedra”
    8. Bicicletas no metro –  ideia lançada pelo Miguel Mendes, não foi discutida por falta de tempo
    9. Acompanhamento de ciclovias de Lisboa – discutiu-se a viabilidade ou não de fazer um levantamento exaustivo do estado das ciclovias existentes em Lisboa. Tomás Vasques já tinha apresentado esta ideia anteriormente, mas não avançou. Houve manifestações de interesse de outros membros da MUBi (João Branco, José Garcia – está a fazer uma tese de Mestrado sobre as ciclovias a nível nacional) em fazer tal levantamento, mas nesta reunião colocaram-se questões quanto à utilidade e viabilidade de ir ao pormenor. Lançou-se a ideia de que talvez seja melhor fazer um documento genérico que reúna os vários problemas que se identificam nas ciclovias nacionais e que seja disponibilizado às Câmaras Municipais, no sentido de melhorar a execução de obra física. Não se chegou mais além na discussão por falta de tempo
A reunião terminou às 00h30 por impossibilidade de prossegui-la no espaço POST (traduzindo, o segurança do espaço pôs-nos na rua – e muito bem).
Acta redigida por João Peixoto.

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